Более чем на 40 % сократилось время на организацию и проведение заседаний комитетов областной Думы, на 70% снизилось число документов, требующих доработки, и на 37 тысяч рублей уменьшились траты на канцелярию. К такому результату пришли сотрудники отдела по организации работы комитетов и заседаний аппарата облдумы после реализации бережливого проекта.
Работа по совершенствованию процесса велась больше года. Команда проекта проанализировала ситуацию «как есть». Изучили весь путь, начиная с момента подписания председателем Думы документа о проведении заседаний комитетов до архивирования протоколов уже состоявшихся заседаний. По словам сотрудников отдела, бережливые инструменты помогли разложить процесс на «детали» и по-другому взглянуть на него. Были выявлены несколько проблем, которые вытекают одна из другой. Так, например, среди них – внесение законопроекта с нарушением срока. В этом случае сроки подготовки к заседаниям комитетов сдвигаются и у сотрудников ответственного отдела.
«Запросить мнение профильных министерств, прокуратуры и минюста, общественных организаций и органов местного самоуправления, внести законопроект в повестку дня, разослать документы участникам, распечатать – всё это мы были вынуждены делать в авральном режиме», – рассказывает сотрудница отдела Светлана Двулучанская.
В рамках реализации проекта был выстроен чёткий механизм работы специалистов при подготовке и проведению заседаний комитетов облдумы. Переход с бумажных носителей на электронные помог сэкономить средства на канцтовары и оптимизировать процесс в целом. Были внесены и изменения в Регламент регионального заксобрания. Теперь там прямо обозначены предельные сроки внесения документов в областную Думу.
Создание реестра почтовых электронных адресов, чек-листа по категориям и качеству документов, прилагаемых к законопроекту, – все это в значительной степени помогло сократить время и ресурсы работников.
«Мы стали лучше распределять нагрузку, учитывая отпуска наших сотрудников. Это тоже одна из мелочей, которая была обнаружена во время работы над проектом, и которая сделала нас эффективнее. Всё это благодаря технологиям бережливого управления», – отметил заместитель начальника управления по организационной и кадровой работе – начальник отдела по организации работы комитетов и заседаний областной Думы аппарата заксобрания Артём Поветкин.
